Modèle d’inspection avec Mon Dossier

De plus en plus, l’inspection professionnelle au sein des ordres, incluant l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec, s’oriente vers le soutien aux membres.

La démarche d’inspection professionnelle vise à s’assurer que le professionnel maintienne ses compétences à jour, connaisse ses obligations et dispose des outils et de l’accompagnement dont il a besoin. L’approche en est donc une de prévention et de collaboration.

Les rencontres d’inspection deviennent ainsi des occasions favorables pour échanger avec les inspecteurs-conseils, discuter des enjeux de la profession et de la pratique, identifier des pistes d’amélioration et partager des ressources.

Les valeurs qui guident notre approche
La collaboration, la bienveillance et la confiance constituent les valeurs phares qui soutiennent la démarche d’inspection professionnelle de l’Ordre.

Les bases juridiques de la démarche

L’inspection professionnelle est l’un des mécanismes mis en place pour assurer la protection du public. Selon le Code des professions, tous les professionnels du Québec y sont soumis. Annuellement, le conseil d’administration de l’Ordre adopte un programme d’inspection professionnelle pour assurer la surveillance générale de l’exercice des médecins vétérinaires.

Inspection professionnelle : mode d’emploi

Des changements importants

Les médecins vétérinaires d’un même établissement ne sont plus nécessairement inspectés simultanément. Chaque membre fait donc l’objet d’une inspection sur la pratique professionnelle, tandis que les médecins vétérinaires propriétaires sont également sujets à une inspection de l’établissement vétérinaire.
L’inspection mixte cible plusieurs domaines de pratique. Ceci permet au membre de rencontrer un ou des inspecteur(s)-conseil(s) lors d’une seule et même rencontre, au lieu de devoir se soumettre à une inspection sur la pratique professionnelle pour chaque domaine de pratique déclaré.

Étapes initiales pour planifier la rencontre

Envoi par l’Ordre d’un courriel de planification de l’inspection professionnelle au médecin vétérinaire ciblé, l’informant de l’inspection à venir ;
Prise de rendez-vous d’une durée de 2 heures ;

La durée de la rencontre peut varier, par exemple, en fonction du nombre de questions soulevées par le membre ou de recommandations faites par l’inspecteur-conseil. À titre indicatif, une durée d’environ 1 h 30 est à prévoir pour l’inspection sur la pratique professionnelle alors qu’elle est d’environ 30 minutes pour l’inspection de l’établissement.

Pour le médecin vétérinaire propriétaire pratiquant au sein de son propre établissement, l’inspection de l’établissement s’effectue en même temps que l’inspection sur la pratique professionnelle.

Envoi par l’Ordre d’un avis d’inspection au membre, confirmant la date, l’heure, la modalité, le(s) domaine(s) de pratique ciblé(s) et le(s) inspecteur(s)-conseil(s) assigné(s) et, le cas échéant, le lieu de la rencontre.

Étapes préparatoires pour le médecin vétérinaire

L’Ordre vous simplifie la vie
Conscients que votre temps est précieux, nous avons revu le questionnaire afin qu’il soit adapté à votre pratique et facile à remplir.

Inspection sur la pratique professionnelle

Remplir le questionnaire de préinspection :
Ce questionnaire permet à l’inspecteur-conseil d’obtenir un aperçu de votre pratique, de connaître vos préoccupations et les sujets dont vous aimeriez discuter.

Cette étape vise à s’assurer que la rencontre avec l’inspecteur-conseil soit la plus pertinente possible pour vous, basée sur votre réalité.
Soumettre les documents suivants :
- Six dossiers variés, récents et représentatifs de vos activités professionnelles dans le(s) domaine(s) de pratique ciblé(s) par l’inspection ;
  
  La consultation de vos dossiers par l’inspecteur-conseil favorise sa bonne compréhension de votre démarche clinique et améliore la pertinence et la qualité des échanges et des conseils donnés.
  
  Notes importantes :
  - Vous n’avez pas à fournir le dossier complet de l’animal, mais plutôt la visite voulue ainsi que les suivis pertinents ;
  - N’oubliez pas d’inclure les pièces jointes, s’il y a lieu, comme les rapports de laboratoire, les radiographies, les factures, les formulaires d’autorisation, les feuilles de travail (ex. : suivi anesthésique, calendrier de traitement), etc.

Sachez que la Loi 25 ne s’applique pas au mandat de protection du public des ordres professionnels. Par conséquent, vous ne devez pas caviarder vos dossiers. Seuls les dossiers caviardés provenant des domaines de la recherche et de la santé publique seront acceptés.

Si vous déclarez plusieurs lieux d’exercice, nous vous encourageons à soumettre des dossiers médicaux provenant des divers établissements ; l'objectif étant que l'échantillon soit représentatif de votre pratique.

Si vous traitez plusieurs espèces animales, nous vous invitons à prévoir, dans les six dossiers demandés, une répartition représentative de votre pratique pour chaque espèce.

Vous n’avez pas à fournir plus de six dossiers. Si l’inspecteur-conseil a des interrogations supplémentaires, il pourrait, lors de votre rencontre, demander à consulter des dossiers additionnels ou vous poser certaines questions pour s’assurer de brosser un portrait fidèle de votre pratique.

- Une étiquette sur laquelle figure un exemple d’ordonnance dûment remplie ;
- Une ordonnance d’un aliment médicamenteux, s’il y a lieu ;
- Vos registres de substances désignées, si vous tenez des registres indépendants de ceux de l’établissement (ex. : dans votre unité mobile) ou si vous pratiquez en refuge, en faune et zoo, en recherche, en établissement d’enseignement.

Peu importe la modalité d’inspection (présentiel ou visioconférence), les documents doivent être téléversés via Mon Dossier dans un délai maximal de 10 jours avant la rencontre. Pour vous aider, vous pouvez vous référer à notre procédure.

Inspection de l’établissement vétérinaire

Remplir le questionnaire de préinspection:
Cette étape vise à mieux comprendre votre offre de services, votre fonctionnement et les particularités de votre établissement vétérinaire.

Lorsqu’un médecin vétérinaire est visé seulement par une inspection de l’établissement, ce formulaire peut être rempli par une tierce personne (ex. : gestionnaire, TSA, employé de soutien). Cela dit, le médecin vétérinaire propriétaire ou actionnaire de l’établissement doit s’assurer que les informations y figurant sont exactes, puis le téléverser. Le téléversement via Mon Dossier fait office de signature.

Lorsqu’un médecin vétérinaire est visé par une inspection sur la pratique professionnelle et une inspection de l’établissement, les deux questionnaires de préinspection sont combinés et doivent donc être remplis par ce dernier.
Soumettre les documents suivants :
- Un exemple de cliché radiographique, si l’établissement dispose d’un appareil à rayons X;
- Une page récente des registres d’achat et d’utilisation des substances désignées, pour chaque produit.

Les documents doivent être téléversés via Mon Dossier dans un délai maximal de 10 jours avant la rencontre. Pour vous aider, vous pouvez vous référer à notre procédure (cliquez ici).

Déroulement de l’inspection

Par son approche, l’Ordre souhaite établir un climat de confiance et vous offrir un moment privilégié pour faire le point sur votre pratique, en bénéficiant de l’accompagnement de l’équipe de l’inspection professionnelle de l’Ordre.

Nous vous demandons de prévoir un endroit propice pour la rencontre, qui assurera la confidentialité des échanges. Si votre rencontre d’inspection est prévue par visioconférence, vous pouvez choisir l’endroit qui vous convient le mieux, que ce soit le confort de votre foyer, votre lieu d’exercice ou votre chambre d’hôtel avec vue sur la plage ; tant que vous disposez d’une connexion Internet adéquate.

Lors de la rencontre, l’inspecteur-conseil sera à votre écoute et prendra le temps de :

répondre à vos questions, entendre vos préoccupations et vous conseiller sur vos projets ;
discuter des éléments pertinents de votre questionnaire de préinspection et de vos documents et émettre des recommandations, le cas échéant.

Un médecin vétérinaire ciblé seulement par une inspection de l’établissement peut mandater une tierce personne pour le représenter (ex. : gestionnaire d’établissement, TSA, directeur clinique). Il reste néanmoins responsable d’assurer le suivi en lien avec les recommandations qui découleront de l’inspection.

Bon à savoir
Puisqu’il reconnaît la valeur des échanges et du temps dédié à l’inspection, l’Ordre propose à chaque médecin vétérinaire inspecté sur sa pratique professionnelle de déclarer deux heures de formation continue dans son portfolio.

Les suites de l’inspection

Après l’inspection, l’inspecteur-conseil :

rédigera un rapport qui comporte ses observations, ses recommandations et des ressources pertinentes ;
transmettra ce rapport dans un délai maximal de 21 jours au responsable de l’inspection professionnelle.

Dans la majorité des cas, le rapport vous sera transmis dans un délai d’environ 30 à 45 jours à la suite de votre rencontre avec l’inspecteur-conseil.

En conclusion

À la veille d’une inspection professionnelle, il n’est pas nécessaire de faire le grand ménage ni de dérouler le tapis rouge pour l’inspecteur-conseil. Nul n’est parfait, c’est bien connu. La démarche d’inspection professionnelle se veut constructive et bienveillante, en respect de la réalité de chacun des médecins vétérinaires. Vous observerez avec des yeux nouveaux les pistes de solutions et les outils qui s’offrent à vous afin d’améliorer votre pratique avec un petit coup de pouce de l'Ordre. En réfléchissant ensemble, nous pourrons faire évoluer positivement la pratique de la médecine vétérinaire.

Pour plus d’information, consultez le programme d’inspection professionnelle.

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