Cessation d'exercice

Un médecin vétérinaire qui ferme temporairement son établissement ou qui le ferme définitivement doit réaliser certaines démarches, le tout conformément au Règlement sur les effets et les cabinets de consultation des médecins vétérinaires.

Obligations du cédant (médecin vétérinaire qui ferme son établissement)

Étape 1 : identifier un cessionnaire

Avant de fermer temporairement ou définitivement son établissement vétérinaire, le cédant doit identifier un cessionnaire, soit un médecin vétérinaire qui prendra possession de tous ses effets : dossiers, livres et registres, pharmacie (médicaments, poisons, produits, substances), appareils et équipements. L'Ordre recommande de conclure une entente avec un médecin vétérinaire qui sera en mesure de gérer adéquatement ces effets, notamment lire les dossiers, les traiter et en assurer un suivi de manière professionnelle et diligente.

Étape 2 : conclure une convention de cession

Une convention de cession doit être conclue entre le cédant et le cessionnaire. Cette convention doit prévoir les modalités et conditions du transfert des effets au médecin vétérinaire cessionnaire. Voici un modèle de convention de cession que vous pouvez utiliser : Convention de cession.

Étape 3 : aviser l'Ordre

Dans les quinze (15) jours avant la date prévue pour la cessation d'exercice, le cédant doit aviser le Secrétariat de l’Ordre et service des affaires juridiques par courriel à admission@omvq.qc.ca, de la date de cessation et du nom, adresse et numéro de téléphone du médecin vétérinaire qui a accepté d'être le cessionnaire des effets de son cabinet. Il doit aussi transmettre une copie de la convention de cession.

Étape 4 : mise à jour du tableau de l'Ordre

Si des médecins vétérinaires sont employés de l’établissement, le cédant doit les informer qu'ils ont l'obligation de mettre à jour leur lieu d’exercice dans leur dossier professionnel.

Étape 5 : aviser vos partenaires

Le cédant avise le ou les établissements vétérinaires avec lesquels il avait conclu des partenariats de la date de la fermeture de son établissement.

Étape 6 : aviser l'assureur qui offre une couverture d'assurance responsabilité professionnelle

Le cédant doit aviser Beneva (ou l’assureur qu’il a choisi) de la cessation d'exercice.

Obligation du cessionnaire (médecin vétérinaire qui prend possession des effets du cabinet)

Étape 1 : publier un avis

En cas de cessation définitive d’exercice ou de cessation d’exercice de plus de six (6) mois, le cessionnaire, soit le médecin vétérinaire qui prend possession des effets du cabinet, devra, dans les trente (30) jours qui suivent la date où il prend possession des effets du cabinet, donner l'un ou l'autre des avis suivants :

1. Un avis publié deux fois, à dix (10) jours d'intervalle, dans un journal desservant la région où exerçait le médecin vétérinaire, qui donne les informations suivantes :

la date et le motif de la prise de possession;
le délai que les clients ont pour accepter la cession, reprendre les éléments du dossier qui leur appartiennent ou en demander le transfert à un autre médecin vétérinaire. À cet effet, vous devez accorder suffisamment de temps au client pour répondre. Le délai raisonnable de réponse est de 15 jours. Toutefois, il est important de se rappeler que, même si le client accepte la cession ou en absence de réponse, il peut en tout temps demander le transfert de son dossier;
les adresses, numéros de téléphone et heures de bureau où le cessionnaire peut être joint.

2. Un avis écrit qui donne à chaque client du médecin vétérinaire qui a cessé d'exercer, les informations prévues dans le paragraphe 1.

Lorsque l'avis est publié ou transmis à la clientèle, le cessionnaire doit en transmettre une copie au Secrétariat de l’Ordre et service des affaires juridiques par courriel à admission@omvq.qc.ca.

Étape 2 : mise en place de mesures conservatoires

Le cessionnaire doit prendre toutes les mesures nécessaires afin de sauvegarder les intérêts des clients et des patients, et s'assurer du respect des règles relatives à la confidentialité des renseignements contenus dans les dossiers et registres. À titre d'exemple, le cessionnaire doit assurer la sécurité et le caractère confidentiel des dossiers médicaux, notamment les radiographies. Le cessionnaire doit :

conserver une liste des dossiers et des registres qui lui ont été transférés;
prendre les mesures nécessaires pour que les dossiers et les registres soient conservés puis détruits en conformité avec les règles applicables, notamment dans le respect de leur caractère confidentiel;
disposer de façon sécuritaire des médicaments, des vaccins, des produits et des tissus biologiques ainsi que des produits et substances inflammables, toxiques ou volatils.

Étape 3 : respecter le droit de consultation du client

Le cessionnaire doit respecter le droit du client de prendre connaissance des documents qui le concernent dans tout dossier constitué à son sujet et d'obtenir copie de ces documents. Les frais pour ces copies sont à la charge de celui qui en fait la demande. Le médecin vétérinaire doit donner suite à la demande avec diligence ou au plus tard le 20e jour suivant la demande et peut demander des frais raisonnables de reprographie, de transcription et de transmission à son client.

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Pour toute question et pour la transmission des documents, communiquez avec nous!

Secrétariat et service des affaires juridiques

Ordre des médecins vétérinaires du Québec
800, avenue Sainte-Anne, bureau 300
Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 5G7
Courriel : admission@omvq.qc.ca
Téléphone : 1 800 267-1427, poste 204
Ligne sans frais : 1 800 267-1427, poste 204