Assemblée générale annuelle : mieux comprendre les obligations de reddition de comptes de l’Ordre

C’est aussi le moment de tenir l’assemblée générale annuelle de l’Ordre, un événement de reddition de comptes obligatoire inscrit dans le Code des professions. Mais une AGA (pour les intimes!), qu’est-ce que ça mange en hiver? Quelles sont les règles qui la régissent? En quoi est-elle un exercice important? Et comment les membres sont-ils impliqués dans ce processus?

Nous répondons à toutes ces questions dans les lignes qui suivent. Mais avant de poursuivre, nous vous invitons à inscrire la date de la prochaine AGA à votre calendrier : le mercredi 19 novembre, à 19 h. De plus amples renseignements suivront en octobre. Restez à l’affût!

Préparation de l’AGA : des règles et un calendrier à respecter

L’Office des professions encadre la tenue des AGA des ordres professionnels en imposant des obligations de transparence financière et de consultation des membres, le tout dans le respect d’un calendrier précis. Ainsi, au plus tard 30 jours avant la tenue de l’AGA, le conseil d’administration et la secrétaire préparent et transmettent aux membres la documentation suivante :

• Projet de résolution sur la cotisation annuelle
• Prévisions budgétaires
• Ventilation complète de la rémunération des administrateurs élus
• Projet de rapport annuel incluant les états financiers

Lors de l’organisation de l’AGA, les ordres doivent consulter les membres sur la cotisation annuelle. Depuis la réforme de 2017 du Code des professions, les membres peuvent donner leur avis, mais c’est le conseil d’administration qui fixe le montant, assurant ainsi un équilibre entre la voix des membres et les obligations de l’Ordre en matière de protection du public.

Les membres peuvent aussi proposer des sujets à ajouter à l’ordre du jour. Ceux-ci doivent être liés à la gouvernance, aux affaires financières et administratives de l’Ordre ou à des questions professionnelles ou déontologiques qui touchent l’ensemble des membres et la compétence de l’assemblée.

Mettre cartes sur table auprès de l’assemblée

Lors de l’AGA, le président présente l’avancement de la planification stratégique et les actions entreprises par l’Ordre pour protéger le public. Cette présentation est liée à notre mandat sociétal (protection du public et régulation de la profession) et répond par la même occasion aux obligations du Code des professions. L’AGA est également le moment pour la secrétaire de montrer le rapport des activités, contenant des données chiffrées sur les différentes instances de l’Ordre, et le bilan des interventions de celles-ci.

Le cœur de l’AGA demeure la présentation des états financiers par l’auditeur. C’est l’occasion pour les membres de prendre connaissance des revenus de l’Ordre et de constater que ses dépenses sont consacrées à des activités à valeur ajoutée en matière de protection du public. Cette juste attribution des sommes renforce la confiance des membres, mais également du public, envers le système professionnel.

Les dépenses autres que celles consacrées à la protection du public doivent être comptabilisées à part et être facilement identifiables dans les états financiers. Cette présentation renouvelée des données permet à l’Office des professions de s’assurer que les ressources et les efforts des ordres sont bien en phase avec le mandat qui leur est confié.   

Consultation, décision et questions : les différents rôles des membres

Comme mentionné plus haut, les membres sont consultés sur la cotisation annuelle lors du lancement de l’AGA. Une deuxième consultation sur le sujet est organisée séance tenante. Les échanges émanant de ces consultations sont transmis au conseil d’administration de l’Ordre, qui fixe le montant de cotisation pour l’année financière suivante.

Quant au rôle décisionnel des membres, il s’opère sur le plan du vote lié à l’approbation de la rémunération des membres élus du conseil d’administration et au choix des auditeurs pour l’exercice financier suivant.

Des périodes de questions sont également prévues à plusieurs occasions au cours de l’AGA pour permettre aux membres de s’adresser aux représentants de l’Ordre.

Le travail se poursuit après l’AGA

À la suite de l’AGA, le conseil d’administration prend la décision quant au montant de cotisation qui sera fixé pour la prochaine année financière. Pour ce faire, il considère les commentaires des membres, mais aussi les besoins organisationnels à combler pour satisfaire à nos obligations envers l’Office des professions et remplir notre mission de protection du public. La mise en œuvre des résolutions adoptées en AGA suit aussi son cours.

Le rapport annuel et l’AGA : un duo complémentaire

La rédaction d’un rapport annuel, tout comme la tenue d’une AGA, est une étape de reddition de comptes obligatoire auprès de l’Office des professions. Ce document permet à l’Ordre :

• De démontrer comment il a placé la protection du public au cœur de ses actions
• D’expliquer l’étendue des mesures qu’il a prises pour encadrer la pratique de la profession
• De rendre compte publiquement de sa gestion et de ses décisions
• De fournir des données comparables et structurées

Les valeurs de transparence et de légitimité guident l’exercice du rapport annuel. En démontrant qu’il agit de manière intègre et responsable, l’Ordre consolide la confiance du public et permet à l’Office de remplir son rôle de surveillance du système professionnel.

En conclusion

C’est avec plaisir que nous vous accueillerons à l’AGA le 19 novembre prochain. Que ce soit en vous informant sur les activités et la gestion de l’Ordre, en posant des questions en cours d’assemblée, en commentant ou en votant sur des résolutions importantes, vous contribuez à la responsabilité collective de votre profession envers la société.