La cession des dossiers et effets du médecin vétérinaire : ce que vous devez savoir lorsque vous cessez ou limitez votre pratique

Ces obligations sont encadrées par un règlement adopté par l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec, dans un objectif clair : protéger le public.

Le présent article vise à vous aider à mieux comprendre vos responsabilités et les bonnes pratiques à adopter en cette matière.

Cadre règlementaire

Dans le contexte de sa mission de protection du public, l’Ordre a adopté des dispositions réglementaires encadrant la cession des dossiers et des effets des membres qui cessent leur pratique professionnelle de façon temporaire ou permanente.

Ces règles se trouvent à la section IV du Règlement sur les effets et les cabinets de consultation des médecins vétérinaires (chapitre M 8, r. 9).

Il est important de noter que ces dispositions ne s’appliquent pas au médecin vétérinaire qui est employé d’un gouvernement, d’une société ou d’une personne physique ou morale qui, ainsi, ne détenait pas ses propres dossiers et effets en application de l’article 10 du Règlement. Dans ce cas, l’employeur devient automatiquement cessionnaire des dossiers du médecin vétérinaire qui cesse de pratiquer.

Dans quels cas devez-vous prévoir un cessionnaire ou un gardien provisoire?

Un cessionnaire de dossiers est nécessaire dans les cas suivants :

• cessation définitive volontaire;
• décès;
• radiation permanente;
• révocation de permis.

Un gardien provisoire est nécessaire dans les cas suivants :

• cessation temporaire d’exercice;
• radiation temporaire;
• suspension de permis;
• limitation du droit d’exercer.

Objectif : la protection du public

Les règles encadrant le transfert de dossiers à un cessionnaire ou à un gardien provisoire visent à protéger les droits des clients.

Ces derniers sont directement concernés par la cessation de pratique d’un médecin vétérinaire et ne peuvent être contraints d’accepter une cession imposée par les circonstances. Le Règlement prévoit donc plusieurs formalités applicables, notamment lorsque la cessation de pratique est prévue pour une période de 6 mois ou plus.

Obligations principales du médecin vétérinaire qui cesse de pratiquer et de son cessionnaire

Le médecin vétérinaire qui cesse de pratiquer (le cédant)

Aviser le secrétaire de l’Ordre

Le médecin vétérinaire doit aviser le secrétaire de l’Ordre au moins 15 jours avant la date prévue de la cessation d’exercice. Cet avis doit contenir la date de cessation et les nom, adresse et numéro de téléphone du médecin vétérinaire qui a accepté d’être le cessionnaire.

Transmettre la convention de cession (le cas échéant)

Lorsqu’une convention de cession de dossiers est conclue avec un autre médecin vétérinaire, une copie de cette convention doit être transmise au secrétaire de l’Ordre.

Afin de faciliter la conclusion d’une convention conforme aux exigences réglementaires, l’Ordre met à la disposition des médecins vétérinaires un modèle de convention de cession de dossiers disponible sur la page Cessation d’exercice de la Zone membre.

Le cessionnaire

Informer les clients

Une fois que le cessionnaire a pris possession des dossiers, il doit informer les clients, de façon publique ou individuelle, de la cessation de pratique du médecin vétérinaire.

Cette information vise à permettre aux clients :

• de connaître le motif de la cession;
• d’avoir accès à des services vétérinaires;
• d’exercer leurs droits à l’égard de leurs dossiers.

Assurer la protection des droits des clients

Des mesures doivent être mises en place afin de permettre aux clients d’exercer leurs droits, notamment :

1. la mise en place de mesures conservatoires pour protéger leurs intérêts (suivi, transfert de dossiers, etc.);
2. l’accessibilité, la rectification, la copie et la remise des dossiers;
3. la conservation des dossiers pendant au moins 5 ans après le dernier service rendu, conformément au Règlement.

Bonnes pratiques recommandées

Afin de faciliter le respect de vos obligations, il est recommandé de :

• déterminer, dès que possible dans le cadre de votre pratique professionnelle, à qui pourraient être confiés ou cédés vos dossiers en cas de cessation ou d’empêchement. Cela peut notamment se faire par une entente mutuelle avec un confrère ou une consœur;
• privilégier un cessionnaire qui exerce sa profession à proximité de votre lieu de pratique, afin de faciliter l’accès des clients aux services.

Copie des dossiers

Selon la décision Ordre des audioprothésistes du Québec c. Rainville, 2025 QCCS 2816, un professionnel peut conserver une copie des dossiers après la cessation d’exercice.

Vous demeurez toutefois tenu au secret professionnel et aux obligations en matière de protection des renseignements personnels. Les renseignements doivent être détruits de façon sécuritaire à l’échéance du délai de conservation applicable, soit 5 ans après le dernier service rendu, conformément au Règlement.

Pouvoirs de l’Ordre en matière de cession de dossiers et effets des membres

L’Ordre jouit de pouvoirs lui permettant d’agir à titre de cessionnaire, de nommer un gardien provisoire et de voir aux intérêts des personnes et clients selon les modalités prévues.

À titre exceptionnel, le secrétaire de l’Ordre peut agir comme cessionnaire lorsqu’aucun autre cessionnaire ne peut être désigné, sous réserve du paiement de frais administratifs.

Le médecin vétérinaire a donc avantage à prévoir, tout au long de sa carrière, les situations où une cession de dossiers serait nécessaire et suivre les bonnes pratiques pour ce faire.

Pour terminer

Les règles encadrant la cession de dossiers d’un médecin vétérinaire mettant une fin temporaire ou définitive à sa pratique, quelle qu’en soit la raison, peuvent être difficiles à appréhender. Elles deviennent plus claires lorsque l’on comprend qu’elles visent à protéger les droits des clients et des patients.