Politique de confidentialité

Dans le cadre de ses fonctions, l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec (ci-après, « l’Ordre », « Nous ») détient des documents et des renseignements personnels. Il est responsable d’en assurer la protection, qu’ils soient en sa possession ou confiés à un tiers, le cas échéant.

À titre d’ordre professionnel, l’Ordre recueille, utilise, divulgue, conserve et protège vos renseignements personnels en tenant compte des exigences applicables en la matière au Québec, à savoir :

• Code des professions (chapitre C-26);
• Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1);
• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (chapitre P-39.1).

 

Objectifs et champs d’application

La présente Politique de confidentialité (ci-après : « politique ») décrit les pratiques de l’Ordre en matière de protection des renseignements personnels lors de leur collecte via son site Internet ou par tout autre moyen technologique.

Cette politique s’applique dans les cas suivants :

• Vous communiquez avec l’Ordre par courriel ou tout autre moyen technologique;
• Vous visitez le site Internet de l’Ordre;
• Vous utilisez les formulaires en ligne.

Le terme « renseignement personnel » est utilisé pour désigner tout renseignement permettant d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.

Le terme « moyen technologique » est utilisé pour désigner tout mode de communication, de transformation et de stockage d’information impliquant une technologie de l’information.

 

Renseignements personnels collectés

Dans le cadre de ses interactions avec vous, l’Ordre doit recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels recueillis sont nécessaires afin de vous offrir les services demandés. Ces renseignements varient en fonction des personnes auprès de qui ils sont recueillis :

• Candidat à la profession et membre inscrit au tableau : Nom, genre, date de naissance, adresse personnelle et professionnelle, courriel personnel et professionnel, numéro de téléphone personnel et professionnel, curriculum vitae, lettre de conformité, preuve d’inscription à un programme, renseignements académiques, renseignements sur la connaissance de la langue française, renseignements liés à la formation continue, déclaration d’antécédent judiciaire ou disciplinaire, photographie, numéro de carte de crédit afin de procéder au paiement des frais d’ouverture et d’étude de dossier et d’inscription au tableau de l’Ordre, etc.
• Candidat à un emploi ou à une fonction à l’Ordre: Nom, adresse, courriel personnel, numéro de téléphone, curriculum vitae, etc.
• Visiteurs du site Internet : nom, coordonnées qui nous permettent de vous contacter, renseignements nécessaires pour traiter votre demande, navigateur Web, adresse IP, pages visitées et requêtes, heure et jour de connexion, etc.

 

Finalité de la collecte des renseignements

La collecte, le traitement et l’utilisation de vos renseignements personnels sont nécessaires pour :

• Contrôler l’exercice de la profession;
  • Gérer l’admission des candidats à la profession, y compris le paiement des frais d’admission et la cotisation;
  • Évaluer et administrer les demandes de délivrance de permis d’exercice et d’inscription (ou de réinscription) au tableau de l’Ordre, incluant l’évaluation des diplômes et formations à des fins d’équivalence;
  • Répondre aux demandes d’autorisation d’exercice en société de la profession;
  • Mener des enquêtes disciplinaires, d’usurpation de titre et d’exercice illégal de la profession;
  • Traiter les dossiers de demande de révision, de conciliation de compte d’honoraires et d’arbitrage de comptes d’honoraires;
  • Traiter et entendre les dossiers devant le conseil de discipline;
  • Inspecter les membres afin de vérifier leurs compétences professionnelles;
  • Veiller au respect des normes de formation continue;
  • Coordonner les activités de l’ensemble de ses comités;
• Répondre à une demande, fournir un bien ou un service;
  • Recevoir, gérer et traiter les demandes d’information, les demandes d’accès ou les plaintes;
  • Offrir des activités de formation;
  • Afficher des offres d’emploi ou de formation;
  • Décerner des prix, mérites, distinctions et bourses;
  • Rédiger diverses publications et conduire des activités de rayonnement de la profession;

• Pourvoir un poste et gérer les ressources humaines;
  • Embaucher du personnel et gérer les relations de travail;
  • Procéder aux élections du conseil d’administration et aux nominations de membres de comités;
  • Assurer le versement des salaires, des jetons de présence, ainsi que le remboursement des dépenses.

• Produire des statistiques, des études et des recherches;
• Fournir du soutien aux utilisateurs du site Internet;
• Sous réserve de votre consentement, comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences des utilisateurs de notre site Internet;
• Transmettre des communications, notamment à des fins réglementaires, en conformité avec la loi applicable.

 

Moyens par lesquels vos renseignements personnels sont recueillis

L’Ordre recueille vos renseignements personnels par le biais de son site Internet, par courriel, par des témoins de connexion dits « nécessaires » ou « strictement nécessaires », par des formulaires, par les plateformes de nos fournisseurs externes, etc.

 

Utilisation de fichiers de témoins (cookies)

Dans la mesure où l’Ordre recueille vos renseignements personnels à l’aide de témoins de connexions (cookies), afin de vous identifier, de vous localiser ou encore d’effectuer un profilage, cette collecte sera réalisée uniquement si vous consentez à l’activation de ces outils technologiques. En plus de ces témoins, l’Ordre a également recours à des témoins qui sont dits « nécessaires » ou « strictement nécessaires » au fonctionnement de notre site Internet et qui ne peuvent donc pas être désactivés.

 

Consentement

L’Ordre considère que votre consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels sera valablement fourni dans les cas suivants :

• Il est donné expressément par votre acquiescement écrit ou oral;
• Vous fournissez volontairement des renseignements personnels dans un but évident;
• Vous ne vous opposez pas à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels par l’Ordre dans un délai raisonnable après que l’Ordre vous a clairement informé, incluant par l’entremise de la présente politique, de son intention de le faire et des fins poursuivies.

Dans certains cas, l’Ordre peut recueillir des renseignements personnels sur une personne sans son consentement, conformément aux lois ou toute autre loi ou règlement le permettant. Par ailleurs, lorsque l’Ordre utilise ou communique des renseignements personnels sensibles, nous vous demanderons de manifester de façon expresse votre consentement.

 

Façons dont nous protégeons vos renseignements personnels

1. Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels

L’accès aux renseignements personnels est restreint aux personnes autorisées, notamment :

• les employés de l’Ordre,
• les membres des comités de l’Ordre,
• les administrateurs de l’Ordre, et
• les partenaires et les fournisseurs.

Ces personnes autorisées ont seulement accès aux renseignements personnels dont elles ont besoin afin d’accomplir les obligations qui leur incombent en vertu de la législation applicable. Elles se sont engagées à assurer la protection des renseignements personnels qu’elles détiennent.

2. Nous mettons en place des mesures de sécurité

Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé. Elles incluent :

• Des mesures physiques, par exemple des locaux verrouillés;
• Des mesures technologiques, par exemple des pare-feux;
• Des mesures organisationnelles, par exemple l’adoption de différentes politiques relatives à la protection des renseignements personnels.

 

Vos droits

1. Consulter ou rectifier vos renseignements

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement.

Vous pouvez soumettre une demande d’accès afin de connaître les renseignements personnels que l’Ordre détient à votre sujet. Vous pouvez également obtenir la rectification de ces renseignements si ces derniers sont inexacts, incomplets, ou si leur collecte, leur communication et leur conservation ne sont pas autorisées par la loi. Si l’Ordre n’est pas en mesure de donner suite à une demande, l’Ordre vous informera des raisons, sous réserve de toute restriction légale applicable.

2. Retirer votre consentement

En tout temps, vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels. Cependant, le refus ou le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de traiter, analyser et répondre à votre demande et d’exercer notre mandat de protection du public. Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi.

3. Déposer une plainte relative à la protection des renseignements personnels

Vous pouvez formuler une plainte si vous jugez que la gestion de vos renseignements personnels n'est pas conforme à cette politique ou à la loi. Voici les étapes de traitement d'une demande :

• Vous devez envoyer une demande écrite au responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels. Vous trouverez ses coordonnées à la fin de cette politique;
• Nous traiterons votre plainte dans les 45 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son traitement;
• Vous recevrez votre réponse par écrit.

 

Question ou commentaire sur la politique

L’Ordre a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne s’assure que l’Ordre respecte les règles décrites dans cette politique et dans les lois. Vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

 

Me Marie Laurence Lenfant, secrétaire et conseillère juridique de l’Ordre
Responsable de la protection des renseignements personnels
Secrétariat de l’Ordre et service des affaires juridiques
800, avenue Sainte-Anne, bureau 200
Saint-Hyacinthe (Québec)  J2S 5G7
Courriel : marie.laurence.lenfant@omvq.qc.ca